商務信函的措辭

　　英語是國際商業交流的通用語言，但你是否知道如何讓你的書面英語給別人留下深刻的印象呢?

　　良好的第一影響

　　試著用“salutation”制造一個好印象。

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　　作為一封信的開始，你還要確定收信人的名字和稱呼是正確的。例如Dear Ms. Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他們的姓名的話。

　　表明你的目的

　　你應該在信的第一段闡明寫信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

　　寫信的原因

　　寫商務信件的原因有很多種，例如inquiry詢問信息， request求某人做某事， apology 道歉， complaint投訴一個問題。這就決定了信件的形式和語氣。

　　申請信

　　如果您在寫一封請求信，你就可以寫Could you possibly... 或是I would be grateful if you could...

　　轉達壞消息

　　如果你是寫一些壞消息或是道歉，那你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。

　　信件收尾

　　在最后一段中，你可以把一些closing remarks 寫進去，就像Please contact us if you have any further questions。如果你的信中還包括了文件等等，你可以在信尾處寫上Please find enclosed... 或是I am enclosing...

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